Persónuverndarstefna
1. ALMENNT
Með lögum 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga eru gerðar frekari kröfur en áður giltu um meðferð persónuupplýsinga. Mörkin Lögmannsstofa hf., kt. 671291-3289, Suðurlandsbraut 4, Reykjavík („Mörkin”) hefur ávallt lagt áherslu á að vernda persónuupplýsingar viðskiptavina sinna og virða réttindi þeirra. Í ljósi nýrra laga hefur Mörkin sett sér persónuverndarstefnu, þar sem kveðið er á um hvernig persónuupplýsingar eru unnar og varðveittar, í hvaða tilgangi og hvernig þeim sé miðlað og öryggis þeirra gætt.
Persónuverndarstefnan tekur aðeins til einstaklinga, ekki lögaðila. Séu einstaklingar í forsvari fyrir viðskiptavini sem eru lögaðilar gilda ákvæði stefnunnar um vinnslu persónuupplýsinga um þá einstaklinga eftir því sem við getur átt.
„Persónuupplýsingar” eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Sá telst persónugreinanlegur sem tengja má upplýsingar við, svo sem með tilvísun í nafn, kennitölu, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem teljast til einkenna og aðgreina hann frá öðrum. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.
Meðferð og vinnslu persónuupplýsinga fylgir viðvarandi ábyrgð. Mörkin mun gæta þess að persónuverndarstefnan verði ávallt í samræmi við gildandi kröfur þar um.
2. PERSÓNUUPPLÝSINGAR SEM MÖRKIN SAFNAR OG VARÐVEITIR
Mörkin safnar og varðveitir persónuupplýsingar um einstaklinga sem eru viðskiptavinir, beint eða óbeint (stéttarfélag í viðskiptamannahópi Markarinnar getur gætt hagsmuna félagsmanns) að því marki sem nauðsynlegt er til þess að sinna þeim verkefnum sem henni eru falin. Upplýsingarnar koma ýmist beint frá viðskiptamanni eða félagi og/eða félagasamtökum sem hann á aðild að. Mörkin getur einnig aflað slíkra upplýsinga frá þriðja aðila. Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er alla jafna forsenda þess að Mörkin geti sinnt hagsmunagæslu fyrir viðskiptavini sína. Sem dæmi um upplýsingar sem unnar eru um einstaklinga í viðskiptum við Mörkina, beint eða óbeint, má nefna eftirgreint:
i) kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna samskipta og auðkenningar viðskiptavinar,
ii) upplýsingar sem verða til í samskiptum við viðskiptavininn eða þriðja aðila og tengjast viðskiptavini,
iii) upplýsingar sem eru nauðsynlegar í tengslum við þá hagsmunagæslu sem viðskiptavinur hefur falið Mörkinni að annast, svo sem upplýsingar um tjónsatburði og fjármál,
iv) upplýsingar frá þriðja aðila, meðal annars fyrirtækjum eða stofnunum sem búa yfir persónuuplýsingum um einstakling, þegar fyrrnefndir aðilar hafa heimild til þess að afhenda félaginu upplýsingar. Dæmi um slíka aðila eru ríkisskattstjóri, Þjóðskrá Íslands, dómstólar og Creditinfo Lánstraust,
v) reikningsupplýsingar og greiðslusaga sem tengjast reikningagerð og bókhaldi Markarinnar.
Mörkin safnar og varðveitir upplýsingar um forsvarsmenn lögaðila sem eru viðskiptavinir Markarinnar, að því marki sem nauðsynlegt e. Dæmi um um slíkar upplýsingar eru þær sem tilgreindar eru í töluliðum 2.i. og 2.ii. að framan.
Mörkin safnar og varðveitir upplýsingar um einstaklinga sem tengjast hagsmunagæslu í þágu viðskiptavina sinna og heimilt telst að afla. Dæmi um slíkar upplýsingar eru þær sem tilteknar eru í töluliðum 2.i. – 2.v. að framan og varða t.d. aðila sem kröfum er beint að.
3. TILGANGUR OG HEIMILD TIL VINNSLU PERSÓNUUPPLÝSINGA
Mörkin getur því aðeins sinnt verkefnum fyrir viðskiptamenn að lágmarks vinnsla persónuupplýsinga fari fram. Persónuupplýsingarnar eru aðeins unnar í skýrum tilgangi í samræmi við persónuverndarlög og stefnu þessa.
Vinnsla Markarinnar á persónuupplýsingum er á grundvelli samnings við viðskiptavini, á grundvelli fyrirmæla í lögum eða reglum, á grundvelli lögmætra hagsmuna Markarinnar og/eða upplýsts samþykkis viðskiptavinar. Eftirfarandi dæmi eiga við um slíka vinnslu:
i) skráning samskiptaupplýsinga, þ.m.t. í bókhaldskerfi Markarinnar, og stofnun máls í málaskrá,
ii) varðveisla persónuupplýsinga á grundvelli laga um ársreikninga, laga um bókhald og laga um lögmenn,
iii) greining og könnun á málsatvikum/málsgögnum sem varða réttindi og skyldur viðskiptavinar og tengjast hagsmunagæslu í hans þágu,
iv) öflun upplýsinga sem háður eru upplýstu samþykki viðskiptavinar, svo sem skattaupplýsinga frá ríkisskattstjóra.
4. VARÐVEISLA PERSÓNUUPPLÝSINGA
Mörkin varðveitir persónuupplýsingar á meðan lögmætir hagsmunir krefjast, enda sé varðveislan ávallt í málefnalegum tilgangi.
Almennt eru persónuupplýsingar varðveittar í 4 ár frá því viðskiptum aðila lýkur. Einstök lög geta staðið til annars, svo sem lög um bókhald, og er þá að því farið.
Upplýsingar um lögmannsstörf Markarinnar fyrir viðskiptavini eru varðveittar lengur enda kann slíkt að vera nauðsynlegt til að viðhalda réttindum viðskiptavinar, t.d. í þeim tilgangi að verjast kröfum þriðja aðila eða hafa uppi slíkar kröfur og í þeim tilvikum sem ágreiningur kann að verða með Mörkinni og viðskiptavini um þjónustu sem innt var af hendi. Slíkar upplýsingar eru varðveittar á meðan réttindi þeim tengd eru ófyrnd.
5. AFHENDING PERSÓNUUPPLÝSINGA TIL ÞRIÐJA AÐILA
Mörkin kann að miðla persónuupplýsingum um viðskiptavini sína til þriðja aðila, svo sem samstarfsaðila og aðila sem kröfum er beint að eða þeim sem beina kröfum sínum að þeim sem Mörkin er í forsvari fyrir. Dæmi um slíka miðlun eru upplýsingar sem skráðar eru í viðskiptavinakerfi Markarinnar, sem hýst er af þriðja aðila, vegna þjónustu ráðgjafa í tengslum við hagsmunagæslu í þágu viðskiptavinar Markarinnar og vegna þjónustu innheimtuaðila við innheimtu skulda.
Mörkinni kann einnig að vera gert að afhenda upplýsingar til þriðja aðila á grundvelli heimildar og/eða skyldu í settum lögum og reglum, þ.m.t. úrskurða stjórnvalda og dómstóla. Í slíkum tilvikum mun Mörkin ávallt gæta réttinda viðskiptavina og eigin skyldna í samræmi við lög um lögmenn.
6. RÉTTINDI EINSTAKLINGA SEM VARÐA PERSÓNUUPPLÝSINGAR SEM UNNIÐ ER MEÐ
Einstaklingur á rétt á því að fá upplýsingar um það frá Mörkinni hvort unnið sé með persónuupplýsingar um hann. Einstaklingur á jafnframt rétt á því að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem unnar eru um hann, upplýsingum um tilgang vinnslunnar, viðtakendur upplýsinganna, reglur um varðveislutíma, réttindi sín og heimild til þess að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.
Við tilteknar aðstæður getur einstaklingur krafist þess að upplýsingum um hann verði eytt, til dæmis þegar varðveisla þeirra er umfram þann tíma sem lög og reglur heimila. Einstaklingur getur átt rétt til þess að óáreiðanlegar eða rangar upplýsingar séu leiðréttar eða þeim jafnvel eytt.
Einstaklingur getur andmælt vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna vegna sérstakra aðstæðna er varða hann. Mörkin svarar andmælum innan 14 daga frá móttöku þeirra. Synjun má kæra til Persónuverndar.
Einstaklingur kann að þurfa sæta takmörkunum á framangreindum réttindum á grundvelli gildandi laga og reglna. Þá kunna hagsmunir og réttindi Markarinnar að takmarka rétt einstaklings, t.d. vegna sjónarmiða sem tengjast höfundarrétti eða annarskonar eignarréttindum, eða vegna réttinda þriðja aðila sem Mörkin telur ganga framar réttindum viðkomandi.
7. ÖRYGGI PERSÓNUUPPLÝSINGA
Á starfsmönnum Markarinnar hvílir þagnarskylda um hvaðeina sem þeim er trúað fyrir, svo sem lýst er í lögum um lögmenn. Mörkin gætir þess í hvívetna að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með í þeim tilgangi að koma í veg fyrir óheimila notkun, afritun, afhendingu til þriðja aðila, sem og til að fyrirbyggja að upplýsingar glatist eða séu ranglega skráðar. Persónubundnar aðgangsstýringar að persónuuplýsingum eru dæmi um þannig öryggisráðstöfun.
8. SAMSKIPTI VIÐ MÖRKINA OG PERSÓNUVERND
Mörkin ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga í starfsemi sinni. Umsjónarmaður Markarinnar, sem er ætlað að hafa eftirlit með því að farið sé að lögum og persónuverndarstefnunni er:
Jón Örn Árnason, Mörkin lögmannsstofa hf., Suðurlandsbraut 4, 108 Reykjavík.
Sími: 414 4100
Fyrirspurnum, ábendingum og athugasemdum sem varða persónuupplýsingar og persónuvernd skal beina til umsjónarmannsins.
Komi upp ágreiningur um meðferð persónuverndarupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar á netfangið postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpost til Persónuverndar, Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík. Sjá nánar www.personuvernd.is
9. BREYTINGAR OG ENDURSKOÐUN Á PERSÓNUVERNDARSTEFNUNNI
Persónuverndarstefnan kann að taka breytingum vegna breytinga á löggjöf, starfsemi Markarinnar eða af öðrum ástæðum sem kunna að kalla á slíkt. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu uppfærðrar stefnu á heimasíðu félagsins, law.is.
Persónunverndarstefna þessi var samþykkt af eigendum Markarinnar lögmannsstofu hf. þann 13. júlí 2018.
